Notre expertise
Organiser, coordonner, accompagner.
Congrès médicaux et scientifiques, sociétés savantes ou événements d’entreprise : notre métier s’adapte à votre projet, notre méthode reste la même. Être à vos côtés du premier échange au bilan.
Notre méthode
Chez Avec Vous, nous sommes à vos côtés à chaque étape, avec une idée simple : vous permettre d’avancer sereinement, sans avoir à tout porter seul.
Étape 1
Avant de parler de lieu, de prestataires ou de planning, nous commençons par vous écouter : vos objectifs, vos envies, vos contraintes et votre budget.
Réunions de cadrage, conseil en organisation, budget prévisionnel et planning : nous posons ensemble les bases du projet.
Étape 2
Nous recherchons le lieu qui correspond au projet, sélectionnons les prestataires adaptés, négocions les tarifs et coordonnons les différents intervenants.
Vous savez où en est le projet, ce qui est fait, ce qui reste à faire et où en est votre budget. Pas de mauvaise surprise : une organisation claire, un budget suivi et des échanges réguliers.
Étape 3
Inscriptions, intervenants, partenaires, exposants, déplacements, communication, audiovisuel, signalétique… nous coordonnons tout ce qui fait vivre l’événement en coulisses.
Notre rôle : penser aux détails, anticiper les imprévus et faire en sorte que tout s’enchaîne naturellement.
Étape 4
Du montage au démontage, notre équipe est sur place.
Nous coordonnons les prestataires, accueillons les participants, gérons les imprévus et veillons au bon déroulement de chaque temps fort.
Pendant ce temps, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre événement et à vos participants.
Étape 5
Une fois les portes refermées, le travail n’est pas tout à fait terminé.
Participation, retours des participants et des partenaires, bilan financier, points d’amélioration : nous prenons le temps d’analyser ce qui a fonctionné et ce qui peut encore être amélioré.
Parce que chaque événement nous aide aussi à préparer le suivant.
Notre métier
Organiser un congrès médical ou scientifique, c’est faire travailler ensemble de nombreux acteurs autour d’un même projet.
Du congrès national de plusieurs centaines de participants à la journée scientifique régionale, nous vous accompagnons dans toute l’organisation : recherche du lieu, gestion des intervenants et de leurs déplacements, inscriptions, partenaires et exposants, audiovisuel, signalétique, accueil, attestations et bilan post-congrès.
Notre connaissance de l’univers médical et scientifique fait la différence : nous en connaissons les acteurs, les usages et les contraintes, et parlons le même langage que vos différents interlocuteurs.
Notre métier
Une société savante, ce n’est pas une entreprise événementielle. Et organiser un congrès ne doit pas devenir une charge supplémentaire pour son bureau.
Nous travaillons aux côtés du bureau, du conseil d’administration et du comité d’organisation pour assurer la continuité des projets : préparer les réunions, suivre les décisions et les budgets, coordonner les différents interlocuteurs, gérer les relations avec les partenaires et préparer les échéances à venir.
Et lorsque vient le temps du congrès, nous en assurons l’organisation et le pilotage, dans la continuité du travail mené avec la société tout au long de l’année.
L’objectif est simple : vous permettre de vous concentrer sur votre société savante, ses membres et son projet scientifique, pendant que nous veillons à ce que le reste avance.
Notre métier
Séminaire, convention, soirée d’entreprise, lancement de produit ou événement client : chaque projet a ses propres objectifs et mérite une réponse sur mesure.
Nous vous accompagnons de la première idée au dernier invité : recherche du lieu, construction du programme, logistique, animations, coordination des prestataires et accueil.
Un interlocuteur qui connaît votre projet, une équipe qui le fait avancer et une présence à vos côtés jusqu’au jour J.
Nous construirons la suite avec vous.